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A Transparência na Gestão

Um dos maiores motivos de conflitos dentro dos condomínios é a maneira como a gestão financeira é realizada. Lidar com o patrimônio de outras pessoas é uma tarefa bastante complexa, por isso, manter sob controle cada centavo da receita mensal é muito importante.

Para manter a saúde financeira do condomínio em ordem e demonstrar clareza na prestação de contas é fundamental que o síndico faça uma gestão transparente, agindo assim evitará duvidas e questionamentos indevidos.

Para começar é importante que seja apresentado preferencialmente no início de cada ano um planejamento financeiro bem detalhado, onde estejam previstos todos os gastos do condomínio com manutenção, pessoal, água, energia elétrica etc. No planejamento também devem ser apresentados valores referente à arrecadação, com fundo de reserva e percentual com estimativa de inadimplência.

O condômino deve conhecer a composição exata da taxa condominial, só assim saberá qual o destino de cada valor arrecado.

Outro item importante é manter uma conta corrente em nome do condomínio, a receita e as despesas do condomínio devem ser movimentas através de conta própria e jamais por “conta pool”, ou por conta particular, seja em nome do síndico, da administradora ou de qualquer outro condômino.

O controle da receita deve ser feito separadamente, ou seja, devem ser criadas contas distintas para despesas fixas, fundo de reserva, fundo de obra/melhorias, rateios extras, e assim por diante. Quando cada receita é administrada de forma independente é muito mais fácil explicar como e quando cada valor foi gasto, evitando duvidas sobre o fluxo de dinheiro.

A cobrança deve ser movimentada através de boletos que devem ser pagos através da rede bancaria, não devendo existir recebimento pessoal em dinheiro ou cheque, com isso o condomínio terá um controle maior sobre todas as suas entradas.

As despesas somente devem ser pagas através de cheque, que deve ser assinado preferencialmente por mais de um representante, normalmente, o síndico e um conselheiro ou o subsíndico, além disso, cada pagamento deve ser acompanhado de nota fiscal ou recibo, no caso de autônomo, com discriminação detalhada dos produtos e/ou serviços prestados, e com todas as informações pertinentes ao fornecedor (razão social, nome completo, CNPJ, CPF, endereço, telefone).

O recolhimento de impostos devidos no caso de prestação de serviços também deverá ser realizado e as informações anexadas a cada pagamento. Mensalmente, deve ser preparado o balancete onde serão apresentadas todas as despesas e receita do condomínio, na pasta deverão constar ainda todas as notas fiscais e demais documentos pertinentes ao movimento do mês.

O balancete deve ser analisado e aprovado mês a mês pelos membros do conselho, que, caso encontrem divergência nas informações, poderão assinar mediante ressalva, ou seja, registrando no próprio balancete suas dúvidas e observações para posterior esclarecimento por parte do síndico.

Também é recomendado que mensalmente seja encaminhado aos condôminos, juntamente com o boleto da taxa condominial, um resumo do balancete, a fim de que todos possam acompanhar a movimentação das contas.

Realizar prestação de contas periodicamente além de demonstrar transparência por parte do síndico ainda facilita o entendimento de todos. Considerando que no decorrer de 12 meses muitas ações são realizadas dentro de um condomínio e o tempo acaba por limitar a memória no detalhamento das informações, recomenda-se que ao longo do ano sejam realizadas assembleias extraordinárias para prestação de contas trimestral ou semestral, de acordo com o perfil de cada condomínio.

Apresentar gráficos e demonstrativos que permitam comparativo de despesas entre determinados períodos, também pode auxiliar para um melhor entendimento dos gastos, bem como na visualização de itens que possam ser reduzidos com a colaboração da comunidade, um exemplo, consumo de água, gás, energia elétrica.

Em alguns casos, pode-se ainda utilizar o recurso da auditoria preventiva, através da contratação de empresa especializada. Apesar de ser considerada como mais uma despesa para condomínio, este trabalho pode trazer economia ao longo do tempo, pois os condôminos terão a confiança de que as contas estão sendo acompanhadas e os gastos controlados de maneira a não trazer surpresas futuras.

Ainda para manter a transparência e transmitir confiança aos condôminos é recomendado que periodicamente sejam emitidas e apresentadas em assembleia certidões negativas de débito em nome do condomínio, perante órgão de proteção ao crédito, Receita Federal, FGTS, Prefeitura Municipal, concessionárias de água e energia elétrica, entre outros.

*Silmara Reis é sindica profissional e diretora executiva do Portal Síndico Profissional de São Paulo (www.portalsindicoprofissional.com.br)

Fonte: Folha do Condomínio

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