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Como atender os condôminos

Síndico deve ser claro e demonstrar como é possível entrar em contato

Síndico deve ser claro e demonstrar como é possível entrar em contato

 

Não adianta negar: nada pior do que chegar em casa depois de um dia de trabalho e não conseguir descansar, já que o interfone, com solicitações diversas dos moradores, não para de tocar.

Para evitar que  a carreira do síndico comece mal, é possível que já na ata da sua eleição estejam discriminados  os canais de comunicação a serem utilizados. Assim, fica claro como o condômino deve agirno momento em que precisar se comunicar com o síndico – seja um e-mail ou um registro no livro de ocorrências.

Mas não é só o morador que deve se adequar ao síndico. Esse deve responder em um certo período de tempo aos moradores. O considerado adequado pelos especialistas ouvidos foi em até quatro dias. Mais do que isso pode gerar um sentimento de desconforto.

Nem sempre, porém, o síndico consegue responder às questões levantadas pelos moradores nesse período de tempo, seja pela complexidade da situação, ou simplesmente por estar com muitos afazeres. Nesses casos, o síndico deve ser honesto, responder que recebeu o e-mail do morador e que irá tomar as medidas cabíveis em breve.

Para reclamações no livro de ocorrências, o prazo se estica para até sete dias.

Outra forma para se comunicar com os moradores é ter um quadro de avisos também na garagem, já que muitos condôminos entram e saem apenas por ali.

O quadro de avisos também pode estar no elevador, mas com ressalvas. Os assuntos tratados ali não devem ser nem de segurança ou de inadimplência.

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Dica do leitor

Formas de comunicação

Assuntos não urgentes Assuntos urgentes:
Livro de ocorrências ou Caixa de sugestão Telefones
E-mails Interfone
Quadro de avisos -
Fórum de discussão, blog ou site do prédio -

Acesso à documentação

Os sete passos para uma melhor comunicação com os moradores

  1. 1- Estipule regras
  2. 2- Desde o início da gestão deixe claro como devem ser direcionadas as reclamações e sugestões
  3. 3- Determine um prazo para as respostas. O ideal é demorar menos que uma semana para atender o morador que se manifestou.
  4. 4- Não centralize. É possível pedir ajuda aos membros do Conselho e à Administradora: em caso de dúvidas, os moradores também podem recorrer a eles
  5. 5- Atenda pessoalmente. Mesmo que só duas vezes por mês, é importante separar um tempo para atender pessoalmente os condôminos
  6. 6- Comunique-se: O uso de informativos (online ou impresso) é valioso e poupa o síndico de ter que explicar a mesma coisa inúmeras vezes
  7. 7- Interfone – só para assuntos urgentes. Deixe claro que telefone e interfone do síndico não são para primeiro contato, a não ser em urgências, como incêndios, acidentes ou roubos

 

Fonte: https://www.sindiconet.com.br

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