Saiba o que está dentro e fora do escopo de atuação do representante do condomínio durante sua gestão

O escopo do trabalho do síndico é vasto. Um mar de responsabilidades. Das obrigações fiscais aos problemas de relacionamento entre os moradores, tudo passa pelo exercício do mandato do cargo.

O síndico tem um enorme poder de impacto no condomínio. Dá para mudar para muito melhor um empreendimento com um bom gestor.

Também é importante saber que a atuação do síndico tem limites dentro do condomínio. Não é por ser o representante eleito por aquela comunidade que ele pode fazer qualquer coisa.

Aliás, esse perfil de síndico “dono do condomínio” está caindo em desuso. Hoje em dia, a vida em comunidade pede, cada vez mais, um gestor transparente e aberto ao diálogo.

A lei, e mais precisamente o Código Civil, lista diversos deveres do síndico, como a conservação e manutenção das áreas comuns do condomínio, cumprir e fazer cumprir as regras e as decisões assembleares, manter o seguro do condomínio em dia, entre muitas outras obrigações.

Daí vem a dificuldade: como saber o que o síndico pode fazer ou não? O que extrapola a atuação do síndico?

“O síndico deve ter conhecimento que, além de não ser o dono do condomínio, ele deve seguir e fazer seguir o que foi decidido em assembleia. Também é importante lembrar que essas decisões assembleares devem estar de acordo com a lei”, assinala Márcio Spimpolo, advogado especializado em condomínios.

Pensando nisso, elaboramos abaixo uma lista do que o síndico pode ou não fazer, e em quais condições!

Confira e mande suas dúvidas nos comentários para entrarem em nossa próxima atualização!

O QUE O SÍNDICO PODE FAZER

Parte administrativa:

• Contratar uma administradora conforme o artigo 1348 do Código Civil, que diz: “O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção”. O ideal, porém, é que ao trocar de prestadora de serviços, a escolha seja comunicada na próxima assembleia (Saiba mais sobre troca de administradora)
• Solicitar cotações de serviços e produtos seja via administradora, zelador ou plataformas digitais (Conheça o serviço de cotações do SíndicoNet)
• Cobrar que os serviços executados no condomínio sejam feitos de acordo com os contratos acordados entre os prestadores de serviço (Saiba como devem ser os contratos com o seu condomínio)
• Pagar em dia as contas do condomínio e seguir o que foi acordado na previsão orçamentária (Como fazer uma boa previsão orçamentária)

Inadimplência:

• Cobrar os devedores do condomínio, nos termos acordados pela convenção condominial, de maneira amigável (Confira o Guia sobre inadimplência em condomínios)
• Dividir com a comunidade o número de unidades inadimplentes, assim como quais são e o total da dívida (Sete atitudes contra a inadimplência)
• Efetuar cobrança extrajudicial via empresas especializadas. Geralmente esse custo fica a cargo do inadimplente. (Conheça serviço de cobrança extrajudicial ativa)

“Acompanhar de perto a inadimplência é fundamental para uma gestão atenta e bem sucedida. O síndico deve acompanhar esse número, de preferência, mês a mês”, analisa Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

Funcionários:

• Contratar e demitir funcionários, desde que a decisão não impacte nas contas do condomínio (Demissão de funcionários do condomínio)
• Optar por uma empresa terceirizada, desde que não gere alterações nas contas do condomínio (Confira o Guia sobre terceirização de funcionários)
• Acompanhar de perto o trabalho dos funcionários do condomínio – sejam orgânicos ou terceirizados – para se certificar de que estão executando bem suas funções (Evite riscos trabalhistas com funcionários terceirizados)

“Aqui é importante ressaltar que, caso opte por uma empresa terceirizada, o síndico deve acompanhar, mês a mês, se a mesma está honrando com os encargos trabalhistas e previdenciários dos seus funcionários”, assinala Nilton Savieto, síndico profissional.

Relacionamento com os moradores:

• Fazer cumprir a convenção e o regulamento interno e, em casos de infração às regras por parte dos moradores, aplicar as penalidades cabíveis, como advertências e multas (Como lidar com o desrespeito ao regulamento interno?)
• Executar campanhas de conscientização junto a moradores e funcionários sobre os mais diversos temas (SíndicoNet disponibiliza diversas campanhas para o seu condomínio, aqui)
• Dar plantão presencial, uma vez por mês (ou mais, se houver demanda e disponibilidade), para conversar pessoalmente com os moradores e tirar suas dúvidas. (Dicas de comunicação com os moradores)
• Sugerir melhorias nas regras da coletividade e de uso das áreas comuns, a serem votadas e aprovadas em assembleia (Como alterar o regulamento interno e a convenção do condomínio)
• Compartilhar a tomada de decisões com o corpo diretivo. Isso não exime o síndico da sua responsabilidade, mas ajuda a justificar informalmente a necessidade de medidas e decisões mais imediatas do dia a dia (Saiba mais sobre dividir tarefas)
• Ajudar moradores a tentarem se entender pelo diálogo, quando há reclamações envolvendo as partes.

“Hoje em dia, as pessoas querem poder acompanhar a gestão do condomínio de uma forma simples e transparente – e o síndico deve proporcionar isso aos moradores”, analisa o advogado especializado em condomínios, Alexandre Marques.

Benfeitorias:

• Exigir apresentação de um plano de obras por parte dos condôminos, dependendo da benfeitoria a ser realizada em sua unidade, antes do seu início. O plano deve estar nos moldes da norma ABNT NBR 16.280 (Saiba mais sobre a NBR 16.280)
• Executar obras emergenciais, como um cano que estourou e precisa de reparo imediato. Para isso, porém, vale salientar que não precisa ser síndico, qualquer condômino pode estar à frente da situação, que pede uma ação imediata (Conheça quóruns necessários para obras no condomínio)

“Caso o síndico não tenha muito conhecimento sobre o tema, ele pode contratar um profissional da área para fazer essa interface com o engenheiro da empresa contratada, por exemplo. É uma forma de ter certeza que está tudo caminhando como deveria”, observa a professora do curso de administração condominial Rosely Schwartz.

O QUE O SÍNDICO NÃO PODE FAZER?

Parte administrativa:

• Contratar serviços que impactem no equilíbrio das contas do condomínio, como obras não emergenciais ou de ‘embelezamento’ sem contar com anuência prévia da assembleia (Até onde vai o poder do síndico para gastos?)
• Deixar de prestar contas anualmente ou quando requisitado (Como fazer uma boa prestação de contas)
• Reter documentos quando for deixar sua gestão ( Troca de gestão de síndico e administradora: os documentos necessários)
• Deixar vencer contratos, como de seguro do condomínio e de manutenção dos elevadores
• Não renovar documentos obrigatórios, como o AVCB ou o laudo do para-raios, quando vencerem (Saiba mais sobre AVCB)
• Gastar além do que consta na previsão orçamentária aprovada, sem justificativa
• Deixar de pagar compromissos do condomínio, como direitos trabalhistas de funcionários, contratos e contas de consumo
• Usar o fundo de reserva para pagar as contas do dia a dia (Saiba mais sobre fundo de reserva)

Inadimplência:

• Cobrar de forma constrangedora os condôminos devedores
• Expor nome e número da unidade devedora em locais como quadro de avisos ou elevador (Saiba mais sobre como usar bem o quadro de avisos do seu condomínio)
• Deixar de cobrar os devedores
• Conceder descontos aos inadimplentes como parte do acordo (Acordo com inadimplentes, conheça quais precauções tomar)
• Não acompanhar de perto a inadimplência do condomínio

“O síndico deve acompanhar de perto os devedores do condomínio, mas deve fazê-lo dentro dos limites legais. Caso contrário, o condomínio fica exposto a ações judiciais”, ensina Alexandre Marques, advogado especializado em condomínios.

Funcionários:

• Ser grosseiro no trato com os funcionários, sejam eles orgânicos ou terceirizados
• Dar ordens diretamente a funcionários terceirizados. Isso pode configurar subordinação e causar problemas trabalhistas. As sugestões devem ser dadas diretamente à empresa contratada, que repassará à equipe.

Relacionamento com os moradores:

• Negligenciar regras de convivência e deixar de advertir e multar moradores transgressores das normas
• Proibir a entrada de visitantes autorizados pelas unidades, de acordo com o que está previsto nas regras do empreendimento (Saiba mais sobre procedimentos de segurança)
• Não se comunicar bem com os moradores, deixando de responder perguntas, por exemplo (Sites e redes sociais para condomínios)
• Tomar partido em conflitos envolvendo moradores, escutando mais um lado do que outro, ou multando um condômino com base apenas na palavra de outro
• Invadir a intimidade dos moradores, como entrar na unidade sem a permissão dos mesmos
• Deixar de comunicar aos moradores quando o condomínio for acionado judicialmente
• Implementar alterações que impactem no regulamento interno ou na convenção do condomínio sem anuência assemblear prévia

“O síndico deve ter muito cuidado e ser sempre o mais imparcial possível em casos de problemas de convivência entre unidades, principalmente se envolver pessoas de relacionamento próximo”, assinala Gabriel Karpat.

Benfeitorias:

• Permitir reformas nas unidades sem que os condôminos apresentem um plano de obras em conformidade à norma ABNT NBR 16.280, que seja aprovado por um especialista (Implemente a NBR 16.280 no seu condomínio)
• Contratar empresa para fazer uma obra na área comum que não ofereça uma ART ou RRT. O condomínio também deve seguir o que diz a NBR 16.280

SITUAÇÕES CONDOMINIAIS EM QUE NÃO HÁ UM ‘CERTO’ OU ‘ERRADO’

Como nem tudo é preto no branco existem situações que não cabem em “pode” ou “não pode”. Nesses casos, o mais indicado é convocar uma assembleia, mesmo o síndico, teoricamente, podendo tomar essas decisões. Confira:

• Contratação e demissão de funcionários: a princípio, e pela lei, o síndico pode, sim, contratar e demitir funcionários. Porém, quando a situação for impactar nas contas do condomínio, como uma grande indenização a um funcionário, por exemplo, ou trocar a mão de obra orgânica pela terceirizada, o ideal é que a decisão passe pelo crivo de uma assembleia. Assim, o gestor divide a responsabilidade dessa decisão com toda a comunidade.
• Contratação de portaria remota: na esteira de que o condomínio pode contratar e demitir funcionários e serviços, o síndico poderia, a princípio, optar pelo serviço, caso o mesmo não impactasse nas contas do condomínio. Porém, como sua implementação causa uma mudança na cultura do local – e pede mudanças de comportamento – o ideal é que essa decisão não seja tomada sozinha.
• Renovação de AVCB: caso o condomínio já esteja de acordo com a lei, e seja necessário apenas pequenos reparos, o síndico pode levar a situação adiante, provavelmente porque os custos já estavam previstos. Porém, caso o condomínio precise passar por diversas alterações, com aumento dos gastos, o mais adequado é chamar uma assembleia para explicar a situação.  Além de alertar a todos sobre a questão da segurança, já é possível aprovar as benfeitorias necessárias para que o empreendimento se adeque à lei. (Saiba mais sobre AVCB)

“Caso leve o assunto para assembleia e a comunidade não queira arcar com esses custos, é um daqueles momentos em que o síndico deve pesar se realmente deve ficar no cargo. Mesmo constando em ata, eu não ficaria”, opina o síndico profissional Nilton Savieto.

• Entrar em unidade sem anuência do morador: via de regra, o gestor não pode entrar nas unidades sem a autorização. Há casos, porém, em que é possível ter que entrar no local, como suspeita de vazamento de gás ou de água, que coloquem a coletividade em perigo.

“Entrar na unidade sem autorização é sempre algo muito delicado. Se for necessário, o síndico deve contar com, pelo menos, uma testemunha, sendo o ideal duas” assinala Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

Fonte: https://www.sindiconet.com.br/