Apesar de não ser obrigatório contratar uma administradora, quase não se conhece condomínios nas grandes capitais que abram mão dos serviços prestados por elas. Poucos síndicos se aventuram pelo perigoso caminho da autoadministração. Mas, afinal, qual é o papel de uma administradora e como fazer a melhor escolha?

Sem nenhum exagero, as atribuições do condomínio podem ser comparadas às de uma empresa que possui funcionários, visitantes, contas, receita, boletos, fornecedores e o executivo que organiza tudo isso, o síndico.

“A maioria das atribuições de uma administradora são as do síndico, que acaba repassando à empresa essas tarefas, por diversos motivos”, explica o diretor de Condomínios da Associação de Administradoras e Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (Aabic), Omar Anauate.

Mais de 150 atividades mensais – Segundo especialistas neste segmento, mais de 150 atividades mensais na parte administrativa do condomínio estão sob a responsabilidade do síndico.

Por essa razão, é muito prudente que ele passe essa incumbência, através de um contrato de prestação de serviços, para uma empresa especializada em administração de condomínios. Como estamos falando de especialistas, seu custo é mais elevado em relação à autoadministração, porém com um risco praticamente inexistente de problemas por falta de alguma providência administrativa, junto aos três níveis de governo.

Em geral, os principais serviços prestados são controle do financeiro (como pagamentos de contas, contato com inadimplentes e gestão da verba arrecadada), relacionamento com os condôminos (auxílio na emissão de segunda via de documentos, certidões negativas para venda de imóvel e notificação aos que cometem infrações) e, por último, orientação na área de recursos humanos, auxiliando em processos seletivos para contratação, demissões, pagamentos salariais e de décimo terceiro, além da indicação de treinamentos.

“Hoje a administração de condomínios é muito complexa. Por isso as administradoras têm de estar preparadas para atender e orientar o síndico a não fazer nada em desacordo com a lei”, diz Anauate.

Contudo – destaca – as decisões são tomadas pelo próprio condomínio, durante as assembleias. “A administradora não interfere nas decisões. Dependendo do caso, são dadas sugestões para melhor atender à necessidade do condomínio.”

É importante ressaltar que toda a parte administrativa de pessoal é bem especifica para os funcionários de condomínios e exige muito cuidado para não gerar passivos trabalhistas junto à Justiça do Trabalho, ao INSS, ao FGTS e à Receita Federal. Existe também a parte de orientação aos problemas do dia a dia condominial, como, por exemplo, a relação entre vizinhos, entre o condomínio e os moradores e entre o condomínio e sua vizinhança. Toda a orientação para o correto funcionamento do condomínio deve ser dada, de forma a garantir aos moradores ‘qualidade de vida’ nas residências.

Valorização do patrimônio – Outra questão que deve ser levada em conta no trabalho das empresas especializadas em administração de condomínios é, segundo os especialistas, a da valorização do patrimônio dos condôminos, pois ali está o sonho de toda uma vida e a manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos e instalações de uso comum deve ser objeto de total atenção. Assim, quanto ao valor cobrado pelas empresas, não é possível que seja quase igual ao do custo mensal do funcionário que menos ganhe no edifício. Se isso estiver ocorrendo, deve existir alguma distorção no processo.

Por tal motivo, jamais se deve avaliar uma contratação desse porte e responsabilidade apenas e tão-somente por preço. Deve ser levado em consideração o pacote total oferecido e as informações dos clientes atuais de cada empresa. Arrecadar e pagar qualquer empresa faz, mas apenas uma empresa especializada em administração de condomínios é capaz de orientar o dia a dia e garantir uma gestão sem problemas ao síndico.

Foco em administração – O ponto de partida no processo de escolha é verificar a atividade principal da empresa. A administração de condomínio deve ser a de maior peso, ficando as demais em segundo plano. Depois, solicitar ao menos três orçamentos detalhados com a descrição clara dos serviços que serão prestados e os valores a serem cobrados e a realização de visitas às empresas concorrentes.

No processo de seleção o síndico deve analisar a capacidade profissional da empresa, tempo de mercado, carteira de clientes, instalações e equipamentos dos escritórios, além de entrar em contato com outros clientes de cada uma destas empresas para verificar o grau de satisfação dos serviços prestados.

Exigências cada vez maiores – E essa decisão cresce em importância quando se observa o aspecto da sofisticação cada vez maior dos condomínios. Os edifícios inteligentes exigiram por parte das empresas investimentos em tecnologia e capacitação de seus colaboradores para lidar com o elevado grau de automação. Daí a importância de estar em mãos de uma empresa especializada em administração de condomínios que estará devidamente capacitada.

A questão de uma administradora  ter própria ou alugada não é importante, pois a prestação dos serviços é o que interessa realmente. Apenas como exemplo, as maiores empresas de aviação não são donas dos aviões; eles são alugados e o que conta é a prestação dos serviços de transporte aéreo

Já o número de funcionários deve ser compatível com a quantidade de clientes que a empresa mostrou possuir, bem como os equipamentos gerais do escritório. O bom senso deve nortear tal verificação.

Dicas dos especialistas para contratar uma boa administradora *

• - Peça proposta para três empresas
• - Verifique o tempo de atuação e experiência da empresa no mercado
• - Visite a sede da empresa e seu site. Não importa que ela seja própria ou alugada
• - Analise a formação profissional e experiência dos sócios
• - Conheça a tecnologia e sistemas utilizados
• - Busque a certificação de filiação e referência das entidades de classes
• - Solicite referências comerciais – clientes, fornecedores e bancos
• - Consulte empresas indicadas por síndicos ou condôminos satisfeitos
• - Elabore um contrato de administração claro e minucioso. Leia com atenção o contrato a ser assinado, o rol de serviços prestados
• - Solicite um modelo de pasta de prestação de contas
• - Verifique o suporte oferecido na área jurídica
• - Analise se os honorários estão de acordo com os serviços prestados
• - Desconfie de honorários muito baixos
• - Desconfie daquelas que difamam outras administradoras
• - Peça uma lista de alguns condomínios administrados, com nome e telefone dos síndicos, e ligue para alguns
• - Verifique com quem a empresa trabalha (bancos, fornecedores)
• - Verifique o capital social, o quadro societário e o objeto social da empresa
• - Verifique qual a forma de rescisão contratual prevista
• - Discuta com o conselho antes de se decidir por esta ou aquela empresa
• - Opte por empresas com boa administração de recursos humanos, que tenha bons profissionais
• - Verifique se a empresa opera pelo sistema de conta pool, em que o dinheiro do condomínio fica na conta bancária da administradora, ou pelo sistema de conta bancária própria – para cada condomínio. Escolha o que melhor atenda às necessidades do condomínio;
• - Verifique se o demonstrativo financeiro é feito em bases correntes (de 1º a 30/31 de cada mês), de modo a coincidir com a movimentação financeira do condomínio. Esse expediente também facilita o controle dos recursos
• - Analise os pequenos detalhes do contrato. Exemplos: sistema de cobrança de condôminos atrasados (se tem advogado próprio, se é obrigatório recorrer ao advogado da administradora); sistema empregado para compra de materiais (se permite que moradores apresentem orçamentos ou indiquem empresas)
• - Observar se no contrato há cláusula especificando que a administradora é responsável pelo pagamento de multas ou despesas extras decorrentes de seus erros. Exemplo: se não recolher o FGTS dos funcionários ou qualquer outro encargo ou tributo no prazo, deve arcar com as multas
• - Solicitar um modelo de demonstrativo financeiro da administradora
• - Verifique todas as certidões da empresa (CNPJ, CND da Receita Federal, Protestos etc.) e de seus sócios. Sempre peça cópias atualizadas
• - Analise a experiência da administradora e verifique quanto tempo de atuação ela possui nesta área

Ao síndico caberá a escolha da empresa administradora, a qual deverá ser aprovada pela assembleia geral de condôminos, mediante votação de praxe. Tal escolha deve basear-se na confiança recíproca. Sendo alcançada a aprovação, será o síndico a pessoa competente para assinar o contrato de prestação de serviços em nome do condomínio.

*Fontes: Aabic e Secovi-SP | https://icondominial.com.br/